Этапы работы с документами

1. Работа с документом начинается с создания его черновика в «Журнале документов» или в соответствующем подразделе, например в разделе «Приход»

2 Далее любой документ необходимо заполнить

Особенности создания заполнения каждого типа документа мы рассматриваем в отдельных разделах по каждому типу документа

3. В конце документ сохраняют и (или) проводят

Системой Юма предусмотрен дополнительный этап работы с документом – утверждение. Данный этап является опциональным и активируется специальными настройками

Отдельными этапами можно выделить оплату, редактирование, распроводку и удаление документа

 

Создание документа

Для создания документа, нажмите кнопки «Приход», «Возврат», «Списание», «Перемещение», «Инвентаризация», «Производство», «Разбор», «Переработка» или «Отгрузка» в разделе «Журнал документов» или нажмите на иконку «плюс» в соответствующем разделе, например, в разделе «Приход»

 

Заполнение документа

Заполните документ согласно рекомендациям, данным в соответствующих разделах документации

 

Сохранение черновика документа

После заполнения документа вы можете сохранить черновик документа — кнопка «Сохранить» (Скрин №1).

Сохранение черновика документа не влияет на движение складских остатков и финансовых средств

 

К черновику документа можно вернуться в любое время, доработать его и по необходимости провести, оплатить, а в некоторых случаях и удалить

После сохранения документ попадает в общий список документов в разделе «Журнал документов», а также в отдельный список соответствующего раздела, например, в «Приходы».  Документу присваивается порядковый номер, указывается дата и время создания. Поле «Выполнен» незаполнено (Скрин №2)

Если вы не планируете сохранять документ, его можно закрыть без сохранения (кнопка «Отмена») — Скрин №3

 

Редактирование документа

Вы можете редактировать как черновик документа, так и в некоторых случаях проведенный документ

Редактирование черновика документа

Перейдите в раздел «Документооборот» — «Журнал документов» (вы можете также зайти в соответствующий раздел, например, «Приходы»). Вы можете найти требуемый документ, используя инструменты быстрого поиска Кликните по документу (Скрин №1)

Если документ объемный, вы можете найти интересующую позицию через поле «Поиск». Внесите изменения в документ прихода и нажмите «Обновить» для сохранения изменений (Скрин №2)

 

Редактирование проведенного документа

Вы можете редактировать все складские документы (кроме Акта Реализации), однако порядок редактирования будет отличаться в зависимости от ситуации:

• документ проведен без подтверждания 
• документ проведен с подтверждением

 

Документ проведен без подтверждения

Перейдите в раздел «Документооборот» — «Журнал документов» (вы можете также зайти в соответствующий раздел, например, «Приходы»). Вы можете найти требуемый документ, используя инструменты быстрого поиска Кликните по документу (Скрин №1)

Если документ объемный, вы можете найти интересующую позицию через поле «Поиск». Внесите необходимые изменения и нажмите «Обновить» для сохранения изменений и закройте документ (Скрин №2)

Если выходит уведомление «Невозможно изменить данный документ, т.к. ему более 40 дней» или «Не удалось завершить пересчет склада, так как были затронуты акты, находящиеся до акта инвентаризации №», значит редактировать документ стандартным способом не получится

 

В случае, если не удалось обновить документ после редактирования документа, необходимо:

1. Прибегнуть к процедуре массовой распроводки всех документов: [с текущей даты и времени — до даты и времени, когда документ был создан включительно]

2. Отредактировать и обновить документ, как показано в данном разделе

3. Провести массовую проводку документов, которые были распроведены

 

О том, как совершить массовую проводку и распроводку документов, смотрите раздел Массовая проводка и распроводка документов

 

Документ проведен c подтверждением

Перейдите в раздел «Документооборот» — «Журнал документов» (вы можете также зайти в соответствующий раздел, например, «Приходы»). Вы можете найти требуемый документ, используя инструменты быстрого поиска Распроведите документ, затем перейдите в него (Скрин №1)

Если после распроводки выходит ошибка, необходимо выполнитья ряд шагов

Затем отклоните документ, обычно эта роль назначается отдельному сотруднику (Скрин №2)

Внесите необходимые изменения и нажмите «Обновить» для сохранения изменений (Скрин №3)

Подтвердите документ, обычно эта роль назначается отдельному сотруднику (Скрин №4)

Проведите документ (Скрин №5)

 

Индивидуальная проводка документа

Чтобы документ начал действовать, его черновик необходимо провести. Все документы требуют ручного проведения, за исключением Актов Реализации (Акты реализации генерируются и проводятся автоматически по завершении смены на кассе)

Проводка документа вводит его в действие, запускает движение складского остатка

Существует два вида проводки документов: индивидуальная и массовая. Индивидуальная проводка применяется к каждому документу в отдельности. Массовая проводка применяется ко множеству документов за определенный период

Для осуществления проводки документа перейдите в раздел «Документооборот» — «Журнал документов» или в соответствующий раздел, например, в «Документооборот» — «Приходы». Проведение документа осуществляется:

• из списка документов в колонке «Действия»
• непосредственно из черновика документа с помощью кнопки «Провести»
• в момент создания документа с помощью кнопки «Провести»

 

Проведение документа из списка документов в колонке «Действия»

Чтобы провести черновик документа из списка документов, кликните на иконку серого цвета «Провести» в столбце «Действия» — иконка становится зеленого цвета; в столбце «Выполнен» указывается дата и время проводки документа (Скрин №1)

Если у вас активирован режим согласования, вы не сможете провести документ, пока он не будет подтвержден — кнопка «Подтвердить»

 

Проведение документа из черновика документа

Чтобы провести документ непосредственно из самого черновика документа, перейдите в документ и нажмите «Провести» (Скрин №2)

 

Проведение документа в момент создания документа

Если вы хотите провести документ в момент его создания, нажмите «Провести» — документ будет сохранен и проведен

Если у вас активирован режим согласования, вы не сможете провести документ, пока он не будет подтвержден — кнопка «Подтвердить»

 

Индивидуальная распроводка документа

Распроводка документов — это обратная проводке операция, которая отменяет действие документа, и соответственно, отменяет движение складского остатка

Существует два вида распроводки документов: индивидуальная и массовая. Индивидуальная распроводка применяются к каждому документу в отдельности. Массовая распроводка применяются ко множеству документов за определенный период

Для осуществления распроводки документа перейдите в раздел «Документооборот» — «Журнал документов» — или в соответствующий раздел, например, «Журнал документов» — «Приходы»

 

Распроведение документа из списка документов

Чтобы распровести документ из списка, нажмите на иконку красного цвета «Распровести» в столбце«Действия» — иконка становится серого цвета (Скрин №1)

 

Распроведение документа из проведенного документа

Чтобы распровести документ непосредственно из проведенного документа, перейдите в документ и нажмите «Расровести» (Скрин №2)

 

Если после распроводки выходит уведомление «Невозможно распровести данный документ, т.к. ему более 40 дней» или «Не удалось завершить пересчет склада, так как были затронуты акты, находящиеся до акта инвентаризации №», значит распровести документ стандартным способом не получится

 

В случае, если не удалось распровести документ, необходимо:

1. Прибегнуть к процедуре массовой распроводки всех документов: [с текущей даты и времени — до даты и времени, когда документ был создан включительно]

 

Проводка, распроводка и редактирование отдельных категорий документов

Система разрешает проводить, распроводить документы, а также редактировать документы задним числом, однако для некоторых категорий документов существуют ограничения:

• Если документу более 40 дней, необходимо провести следующие действия:

1. Необходимо сделать массовую распроводку всех документов, дата и время проводки которых позже документа, которому требуется проводка, распроводка или редактирование

2. Сделать проводку, распроводку или редактирование требуемого документа

3. Провести массовую проводку всех документов, которые были распроведены на первом шаге

В случае массовой проводки будут проведены все без исключения документы

 

• Для документа, после которого имеется акт инвентаризации, необходимы следующие действия:

1. Распровести все документы, дата и время проводки которых позже документа, которому требуется проводка, распроводка или редактирование, включая сам Акт Инвентаризации

2. Сделать проводку, распроводку или редактирование требуемого документа

3. Сделать массовую проводку всех документов, которые были распроведены на первом шаге

В случае массовой проводки будут проведены все без исключения документы

 

Система разрешает проводить документы будущей датой, однако существуют ограничения: провести документ возможно не позднее семи дней от текущей даты

 

Подтверждение и отклонение документа

В YUMA предусмотрена процедура подтверждения складских документов.  В зависимости от роли сотрудника, ему может быть дано право только создавать документы, без их подтверждения и проводки. Например, вы можете разрешить сотруднику с ролью «кладовщик» только создавать акты инвентаризации, однако, подтвердить и провести эти акты могут только сотрудники, роль которых позволяет выполнять данные операции (например, бухгалтер)

Подтверждение документа — это процесс согласования документа ответственным сотрудником

 

Настройка подтверждения документов

1. Перейдите в раздел «Настройки» — «Системные настройки» и активируйте переключатель «Подтверждение складских документов» 

2. В списке «Типы» выберите тип документа, для которого необходим этап согласований и нажмите «Обновить» (Скрин №1)

3. В разделе «Сотрудники» — «Роли» — выберите требуемую роль — в разделе «Бэкофис» активируйте «Разрешить подтверждение» (рздел «Склад») и нажмите «Обновить» (Скрин №2)

Для того, чтобы роль сотрудника с правом подтверждения документов работала корректно, проведите настройку роли в соответствии с рекомендациями, которые даны в разделе «Сотрудники» — «Роли»

 

Порядок подтверждения документа

Существует два сценария подтверждения документа: первый — при создании нового документа; второй — при редактировании существующего документа

Подтверждение документа при его создании

При создании нового документа, сотрудник с правом подтверждения документов может «Сохранить» и «Подтвердить» документ (Скрин №3)

При сохранении иконка «глаз» в столбце «Действия» станет серой (статус «Сохранен») — Скрин №4

При подтверждении документа, иконка «глаз» в столбце «Действия» станет зеленой (статус «Подтвержден») — Скрин №5

 

Подтверждение неподтвержденного документа при его редактировании

Неподтвержденный документ помечается иконкой «Не подтвержден» (серая иконка «глаз»).  Перейдите в документ с данным статусом (Скрин №6)

Сотрудник с правом подтверждения документов может «Обновить» и «Подтвердить» документ (Скрин №7)

После подтверждения документа, иконка «глаз» станет зеленой (статус «Подтвержден») — Скрин №8

 

Отклонение подтвержденного документа

Перед тем, как отклонить документ, его необходимо распровести

Для отклонения документа, необходимо перейти в сам документ (Скрин №9)

Чтобы отменить ранее утвержденный документ, используйте кнопку «Отклонить», документ перейдет в статус «Не подтвержден» (Скрин №10)

 

Удаление документа

Можно удалить любой документ, за исключением Актов реализации

1. Чтобы удалить документ, распроведите его, нажав на кнопку «Распровести»

2. Если документ утвержден, то перед удалением его также необходимо отклонить

3. Для удаления нажмите на кнопку «Удалить» (иконка «крестик» красного цвета), удаленный документ попадает в архив (Скрин №1)

 

Восстановление документа

1 Чтобы восстановить документ, перейдите в «Архив» (Скрин №1)

2 Для поиска документа можно воспользоваться полями «Тип документа», «Склад», «Контрагент» и «Поиск», а также выставить период или дату, в которую документ был удален (Скрин №2)

3 В колонке «Действия» нажмите «Восстановить». Для перехода в журнал документов нажмите «Назад»

 

Работа со списком документов

Для поиска документов можно воспользоваться фильтрами. Фильтрация документов возможна по следующим полям:

— «Магазин»: выберите торговую точку, по которой вы хотите отфильтровать список документов, включая Акты Реализации

— «Юридическое лицо»: в списке будут только доступные юр. лица в заданном периоде и по доступным магазинам (согласно роли)

— «Тип документа»: выберите интересующий тип документа, например, «Приход», или «Все типы»

— «Склад»: выберите интересующий склад, который был задействован в документе

— «Контрагент»: выберите контрагента (поставщика продукции)

— «Период»: выберите интересующую дату или период, в котором создан документ

— «Статус»: данный фильтр используется для поиска документов по статусам «Проведенные» и «Непроведенные»

— Для быстрого поиска товара по документам вы можете использовать кнопку «Фильтр». В открывшемся окне нажмите на нужный товар в списке. Для скорости поиска товара воспользуйтесь полем «Поиск». Нажмите «Сохранить». После этого система выдаст список документов, в которых находится товар. 

Не забудьте снять фильтр после того, как вы закончите поиск — нажмите «Фильтр». Удалите из списка добавленные товары, нажав на знак «крест», далее «Сохранить».

— «Поиск»: поиск осуществляется по сумме документа, по входящему номеру или по внутреннему номеру

Кроме фильтрации, вы можете выстраивать списки Актов по убыванию и возрастанию. Кликните по столбцу «Создан», «Выполнен», «Номер» или «Сумма». Список будет выстроен в порядке возрастания или убывания

Также обратите внимание на столбец «Действия». Здесь вы можете отследить статусы документов (Скрин №1):