Основное деление документов основывается на задачах, которые выполняет документ. В Бэк-Офисе существует несколько видов документов: «Приход», «Возврат», «Списание», «Перемещение», «Инвентаризация», «Производство», «Разбор», «Переработка» и «Отгрузка»
Все эти документы влияют на движение складского остатка, часть из них также влияет на движение денежных средств
§ 1.1. Этапы создания документа
1. Работа с документом начинается с его создания его черновика в «Журнале документов» или в соответствующем подразделе, например в разделе «Приход»
2. Далее любой документ необходимо заполнить
Особенности заполнения каждого типа документа мы рассматриваем в отдельных разделах по каждому типу документа
3. В конце документ сохраняют и (или) проводят
Системой Юма предусмотрен дополнительный этап работы с документом – утверждение. Данный этап является опциональным и активируется специальными настройками
Отдельными этапами можно выделить оплату, редактирование, распроводку и удаление документа
§ 1.2. Сохранение черновика документа
Кнопка «Сохранить» позволяет сохранить черновик документа. Сохранение черновика документа не влияет на движение складских остатков и финансовых средств. К черновику документа можно вернуться в любое время, доработать его и по необходимости провести, оплатить, а в некоторых случаях и удалить
После сохранения документ попадает в общий список документов в разделе «Журнал документов», а также в отдельный список соответствующего раздела, например, в «Приходы». Документу присваивается порядковый номер, указывается дата и время создания
Если вы не планируете сохранять документ, его можно закрыть без сохранения (кнопка «Закрыть»)
§ 1.2. Редактирование черновика документа
Перейдите в раздел «Документооборот» — «Журнал документов» (вы можете также зайти в соответствующий раздел, например, «Приходы»). Кликните по документу. Если документ объемный, вы можете найти интересующую позицию через поле «Поиск». Внесите изменения и нажмите «Обновить» для сохранения изменений
Редактирование проведённого документа
Вы можете редактировать документы задним числом, однако есть ограничения:
— для документов, которые были созданы или проведены более 40 дней назад от текущей даты
— для документов, после которых была совершена инвентаризация
Такие ограничения могут быть сняты при помощи массовой распроводки
Акт реализаци невозможно редактировать
Проводка и распроводка документа
Чтобы документ начал действовать, его черновик необходимо провести. Все документы требуют ручного проведения, за исключением Актов Реализации. Данные акты генерируются и проводятся автоматически по завершении смены на кассе
Проводка документа вводит его в действие, запускает движение складского остатка. Когда мы говорим о движении складского остатка, мы говорим о его увеличении, уменьшении или изменении места хранения. Распроводка документов — это обратная проводке операция, которая отменяет действие документа, и соответственно, отменяет движение складского остатка
Существует два вида проводки и распроводки документов: индивидуальная и массовая. Индивидуальная проводка и распроводка применяются к каждому документу в отдельности. Массовая проводка и распроводка применяются ко множеству документов за определенный период
Для осуществления проводки или распроводки документа перейдите в раздел «Склад» — «Документооборот» или в соответствующий раздел, например, «Приходы». Проведение документа осуществляется из списка документов в колонке «Действия» либо непосредственно с помощью кнопки «Провести» как при создании документа, так из черновика документа
Распроведение документа осуществляется из списка документов в колонке «Действия» либо непосредственно с помощью кнопки «Расровести» из проведенного документа
Чтобы провести документ из списка документов, нажмите на иконку серого цвета «Провести» — иконка становится зеленого цвета. Чтобы распровести документ, нажмите на иконку зеленого цвета «Распровести» — иконка становится серого цвета
Чтобы провести документ непосредственно из самого черновика документа, перейдите в документ и нажмите «Провести»
Для распроводки нажмите кнопку «Распровести»
Система разрешает проводить документы задним числом, а также будущей датой, однако существуют ограничения.
Ограничения для документов с датой в будущем:
- провести документ возможно не позднее семи дней от текущей даты
Ограничения для документов с датой в прошлом:
- для документов, которые были созданы более 40 дней назад от текущей даты
- для документов, после которых была совершена инвентаризация.
Ограничения на проводку задним числом могут быть сняты при помощи массовой распроводки
Массовая проводка и распроводка документов
Массовая распроводка документов — это операция, которая отменяет действие нескольких документов за определенный период. Массовая распроводка применяется в ограниченных случаях, например, когда необходимо отредактировать документы или техкарты задним числом
Массовая распроводка осуществляется через кнопку «Распровести все» в «Журнале документов». В окне «Распровести» в поле «от» укажите дату и время, с которого мы хотим отменить действие документов в прошлом
В поле «до» ставим дату и время, до которого нужно провести изменения (по умолчанию, до текущей даты и времени)
Обратите внимание, что дата «от» всегда раньше по времени, чем дата «до»
Если вам нужно сделать распроводку только по определенному юр. лицу или ИП, в поле «Юр. лицо» выберите требуемое ЮЛ или ИП.
Подтвердите действие, нажав «ок»
Чтобы отследить статус массовой распроводки, откройте журнал, в котором отражается информация об обработке склада. Для этого используйте желтую кнопку в виде песочных часов. В окне «Информации об обработке склада» в столбце «Статус» указывается статус обработки документа:
- Статус в виде песочных часов говорит о том, что обработка документа находится в процессе
- Статус в виде галочки говорит об успешном завершении процесса обработки документа
- Статус в виде восклицательного знака сообщает об ошибке обработки
Для обновления данных на странице используйте кнопку «Обновить»
Нажмите «Закрыть», а затем «Обновить» слева вверху — все документы за выбранный период распроведены
Массовая проводка осуществляется через кнопку «Провести все». В открывшемся окне в поле «от» укажите дату и время, с которого хотите ввести документы в действие. В поле «до» поставьте дату и время, до которого нужно провести изменения (по умолчанию, до текущей даты и времени)
Обратим ваше внимание, дата «от» всегда раньше по времени, чем дата «до»
Юр лица \ Магазины
Подтверждаем действие, нажав «ок»
По необходимости, отследите статус массовой проводки
Проводка, распроводка и редактирование документа, которому более 40 дней
1. Для документа, которому более 40 дней необходимо сделать массовую распроводку всех документов, дата и время проводки которых позже этого документа
2. Сделать проводку, распроводку или редактирование документа, которому более 40 дней
3. Сделать массовую проводку всех документов, которые были распроведены на первом шаге
В случае массовой проводки будут проведены все без исключения документы. Если какие-то документы не требуют проводки, рекомендуем провести документы на 3-м шаге вручную
Проводка, распроводка и редактирование документа, после которого имеется акт инвентаризации
1. Для документа, после которого имеется акт инвентаризации необходимо распровести все документы, дата и время проводки которых позже этого документа, включая Акт Инвентаризации
2. Сделать проводку, распроводку или редактирование документа, после которого имеется Акт Инвентаризации
3. Сделать массовую проводку всех документов, которые были распроведены на первом шаге
В случае массовой проводки будут проведены все без исключения документы. Если какие-то документы не требуют проводки, рекомендуем провести документы на 3-м шаге вручную
Утверждение и отклонение документа — остановился здесь
Данный функционал будет полезен, если в компании установлены процедуры согласований документов.
1. Перейдите в раздел «Настройки» — «Системные настройки» и активируйте переключатель «Подтверждение складских документов»
2. В поле «Типы» выберите тип документа, для которого необходим этап согласований и нажмите «Обновить»
3. В разделе «Сотрудники» в требуемой вам роли активируйте доступ, разрешающий выполнять подтверждение документов, — «Разрешить подтверждение».
Существует два сценария подтверждения документа: первый — при создании нового документа; второй — при редактировании существующего документа.
Утверждение документа при создании нового документа
При создании нового документа, сотрудник с правом подтверждения документов может «Сохранить» или «Сохранить и подтвердить» документ. При сохранении и подтверждении документа, иконка в виде глаза станет зеленой (статус «Подтвержден»).
Утверждение документа при редактировании существующего документа
При редактировании не подтвержденного документа, он помечается меткой «Не подтвержден» (серая иконка со знаком «глаз»).
Зайдите в документ с данным статусом. Сотрудник с правом подтверждения документов может «Обновить», «Подтвердить» или «Обновить и подтвердить» документ. Обновление требуется, если были внесены изменения перед подтверждением документа. После подтверждения документа, иконка станет зеленой (статус «Подтвержден»).
Если по каким-то причинам вам необходимо отменить ранее подтвержденный документ, используйте кнопку «Отклонить», документ перейдет в статус «Не подтвержден». Для отклонения документа, необходимо перейти в сам документ.
Удаление документа
Можно удалить любой документ, за исключением Актов реализации
Чтобы удалить документ, распроведите его, нажав на иконку «галочка» зеленого цвета.
Если документ утвержден, то перед удалением его также необходимо отклонить.
Нажмите на иконку «крестик» красного цвета для удаления, удаленный документ попадает в архив.
Восстановление документа
Чтобы восстановить документ, перейдите в «Архив». Для поиска документа можно воспользоваться полями «Документ», «Склад» и «Контрагент», а также выставить период или дату, в которую документ был удален.
В колонке «Действия» нажмите «Восстановить». Для перехода в журнал документов нажмите «Журнал».
Работа со списком документов
Для поиска документов можно воспользоваться фильтрами. Фильтрация документов возможна по следующим полям:
— «Юридическое лицо»: в списке отразятся склады, которые закреплены за торговой точкой или точками с данным юридическим лицом\ИП, а также Акты реализации по торговым точкам с данным ЮЛ\ИП
— «Документ»: выберите интересующий тип документа, например, «Приход»
— «Склад»: выберите интересующий склад, который был задействован в документе
— «Контрагент»: выберите требуемого контрагента. Контрагент – это поставщик продукции
— «Период»: выберите интересующую дату или период, в котором создан документ
Кроме фильтрации, вы можете выстраивать списки Актов по убыванию и возрастанию. Кликните по столбцу «Создан», «Выполнен», «Номер» или «Сумма». Список будет выстроен в порядке возрастания или убывания.
Также обратите внимание на столбец «Действия». Здесь вы можете отследить статусы документов:
Документ сохранен, но не проведен / Документ сохранен и проведен
Документ не подтвержден / Документ подтвержден
Документ не был оплачен (серый цвет)
Документ оплачен (голубой цвет)
Документ оплачен частично (желтый цвет)
Поиск элементов склада в списке документов
Для быстрого поиска товара по документам вы можете использовать кнопку «Фильтр». В открывшемся окне нажмите на нужный товар в списке. Для скорости поиска товара воспользуйтесь полем «Поиск». Нажмите «Сохранить». После этого система выдаст список документов, в которых находится товар.
Не забудьте снять фильтр после того, как вы закончите поиск — нажмите «Фильтр». Удалите из списка добавленные товары, нажав на знак «крест», далее «Сохранить».
Экспорт в 1С
Из «Журнала документов» вы можете экспортировать файлы в формате XML с последующей загрузкой в 1С. Для выгрузки файлов необходимо нажать «Экспорт».
Выгрузить можно следующие данные:
- Информацию по контрагентам, по складам.
- Складскую номенклатуру.
- Акты прихода, акты реализации и другие документы.
Данные выгружать необходимо поочередно.
Акты реализации
Акт реализации — это отчет о смене, который показывает:
- выручку за смену с разбивкой по типам оплат,
- что было продано и в каком количестве
- что было списано со склада
- информацию о сумме выполненных водителями заказов.
Если Акт Реализации попал на 2 бизнес-дня, в столбце «Бизнес день в отчетах» будет указано 2 даты
—