На странице Расписание вы можете составлять расписание (график) работы сотрудников для любого вашего зарегистрированного магазина. Расписание позволяет составлять плановое время работы сотрудников компании, а также фиксировать фактически отработанное время. Таким образом, данная функциональность  позволяет проводить план-факт анализ, который помогает оценить результаты работы и выявить отклонения между ожидаемыми и реальными показателями времени работы сотрудников.

Рассмотрены следующие вопросы:

Принципы учета рабочего времени

Основные термины, понятия и принципы учета рабочего времени в YUMA:

  • два типа времени для учета: плановое время работы сотрудника (например, сотрудник должен работать с 8.00 до 17.00 часов с понедельника по пятницу), и фактически отработанное время сотрудника (например, сотрудник в конкретный день пришел в 7.45 и ушел в 17.01)
  • плановое время вносится вручную пользователем системы заранее (например, это делает управляющий). Например, в систему вводится информация, что сотрудник в следующий месяц должен начинать работу с понедельника по пятницу с 8 утра до 17 вечера.
  • фактически отработанное время вносится в систему посредством отметок на POS-терминале — сотрудник вводит свой пинкод и нажимает в начале смены на кнопку  Начать работу,  а в конце смены на Закончить работу:

  • система автоматически анализирует соотношение плана и факта и в зависимости от полученного соотношения выдает следующие статусы смены:
    • сотрудник отработал “по расписанию” — статус смены  “по расписанию”.
      Это смены, которые начались за 30 мин до начала плановой смены и окончились не позднее, чем через 30 минут после окончания плановой смены.
    • сотрудник отработал “не по расписанию” — статус смены “не по расписанию”.
      Начало и конец такой смены выполнены после начала плановой смены и после окончания плановой смены.
    • сотрудник не отработал плановое время — в расписании статус “пропущено”.
      По графику должна быть смена, но сотрудник не начинал и не заканчивал смену, то есть, не делал отметки на терминале о начале и окончании рабочей смены.
    • сотрудник отработал время вне плана — статус смены “вне плана”.
      По графику плановой смены не было, но сотрудник работал, то есть отметил на терминале время начала и окончания смены.

Дополнительная информация по статусам смен

Следует учитывать следующие положения:

  • Плановые смены необходимо вносить заранее. Например, если смена запланирована на завтра, она должна быть внесена в систему не позже сегодняшней даты.
    Система не позволяет внести плановую смену сегодняшним днем или задним числом.
  • Чтобы сотрудник фиксировался системой как отработавший по расписанию, ему необходимо отмечаться на терминале за полчаса до начала смены и не позднее получаса после ее окончания.
  • Если сотрудник отмечается на терминале с опозданием -следует напомнить ему о “правиле получасового периода”, что отметка на терминале за 30 минут “до” начала смены и 30 минут “после” окончания смены — залог передачи информации об отработанной смене по расписанию
  • Если смена пропущена, следует выяснить: сотрудник забыл, не умеет отмечаться на терминале или он попросту не пришел на работу
  • Смена вне плана — нормальное явление для бизнеса: например, один из сотрудников заболел и на подмену вышел другой.

Для того, чтобы расписание четко работало согласно данной концепции, необходимо выполнить ряд настроек в бэк-офисе, о которых рассказывается далее в этом разделе.

Просмотреть текущее расписание

Вы можете составить или просмотреть расписание на выбранный период времени (например, на месяц, неделю или даже на один день). 

 Чтобы просмотреть расписание

  1. В левой навигационной панели управляющей консоли Бэк-офиса нажмите на узел Сотрудники, а затем нажмите на Расписание.
    Система отображает расписание на текущий месяц, например:


  2. Чтобы отобразить необходимое вам расписание, в верхней части экрана задайте следующие параметры фильтра:
    • Магазин: выберите из списка магазин, для сотрудников которого вы хотите составить (или просмотреть) расписание.
    • Роль: выберите из списка роль сотрудников.
    • Период: выберите период, для которого интересует расписание (неделя или месяц).
    • Месяц: выберите месяц.
    • Статус смены: выберите статус смен, для которых будет отображаться расписание — возможные значения (цвет ячеек): Все, По расписанию (зеленые), Не по расписанию (желтые), Пропущено (красные), Вне плана (сиреневые).

  3. Чтобы начать составлять график, нажмите на Редактировать расписание.

Дополнительная информация по расписанию

Формат отображения расписания настраивается с помощью фильтров наверху расписания (см. Шаг 2 процедуры выше).  

Текущий день календаря всегда выделен красным.

Цифры над сменой, записанные через слэш (/), означают следующее:  число до черты / означает количество запланированных смен по сотрудникам, а число после черты — количество отработанных смен по сотрудникам. В число после слэш могут попасть только смены со статусами По расписанию” (зеленый цвет), “Не по расписанию (желтый цвет)”, и “Вне плана” (голубой цвет). 

В крайней правой колонке Часы показываются значения плана и факта по каждому сотруднику. Таким образом, например, если у вас стандартная 40-часовая неделя, то вы можете легко увидеть, есть ли расхождения в плановых и фактических значениях. 

Составить расписание

Основные операции с расписанием следующие:

Выделение и снятие выделения отдельных ячеек

Для того чтобы добавить в расписание плановые смены, на странице с расписанием необходимо выделить необходимые ячейки нажатием левой кнопки мыши, а затем нажать на кнопку Редактировать выделенные:

Важно: Смены за предыдущий период (ранее текущего дня) не выделяются и не редактируются. Их можно только просматривать двойным щелчком или через предпросмотр при наведении курсора.

Создание шаблона смены

Для удобства работы со сменами рекомендуется создать набор шаблонов для смен разного типа (например, для ночных смен, обычных смен и т.п.), которые потом могут быть легко использованы  для создания расписаний.

Чтобы создать шаблон смены

  1. В верхней части страницы расписания нажмите на иконку «+»:
  2. Заполните параметры шаблона, как показано в примере ниже и нажмите на Добавить:

Примечание: На данной форме достаточно задать время начала смены и ее продолжительность — время окончания проставляется автоматически.

Важно: Шаблоны привязаны к конкретному магазину, который выбран в фильтре расписания в момент создания шаблона. К одному магазину можно привязать не более 4 шаблонов.

Работа со сменами

Вы можете добавить, отредактировать или удалить плановую смену из расписания.

Добавить новую смену

Перед тем, как добавить (или отредактировать — см. далее) смену рекомендуется установить фильтры в полях “Магазин” вверху окна расписания. Вы также можете использовать фильтры “Сотрудник”, “Роль”, “Период”, “Месяц”.

Чтобы добавить новую смену

  1. Сделайте двойной клик левой кнопкой мыши по ячейке с нужной датой.
    Откроется окно Рабочее расписание:


    В левой части окна часть данных будет предварительно заполнена: дата плановой смены по бизнес дню, имя сотрудника, торговая точка и роль сотрудника.


  2. Выберите шаблон из списка Шаблон, либо задайте время начала смены (в поле Время начала) и продолжительность смены (в поле Количество часов).
    Примечание: Поле Время окончания заполняется автоматически.
  3. Нажмите на Сохранить.

Отредактировать смену

Для того чтобы отредактировать смену, выполните следующие шаги:

  1. Выделите нужную смену, нажав на ее ячейку левой кнопкой мыши, а затем нажмите на Редактировать выбранные.
  2. В окне Рабочее расписание (аналогично описанному выше, в разделе «Добавить смену») измените параметры начала и продолжительности смены и нажмите на Сохранить.
  3. Нажмите на кнопку Сохранить в правом верхнем углу страницы с расписанием.

Важно: Таким способом можно редактировать только будущие смены. О редактировании прошедших смен см. раздел Корректировка смен за предыдущий период.

Примечание: Вы также можете сделать массовое редактирование сразу нескольких смен: выделите требуемые ячейки и нажмите на Редактировать выбранные. Для редактирования используйте шаблон либо измените время начала и количество часов. Нажмите  на Сохранить и еще раз на кнопку Сохранить в правом верхнем углу страницы с расписанием.

Удалить смену

Важно: удаление смен за предыдущий период (прошедших смен) не поддерживается.

Для того чтобы удалить плановую смену (или несколько смен), воспользуйтесь одним из следующих способов:

  • выделите одну или несколько смен, а затем нажмите на Удалить в правом верхнем углу
    ИЛИ
  • выделите нужную смену, войдите в нее, нажав на Редактировать выделенные, а затем нажмите на Удалить.

Корректировка прошедших смен

Бэк-офис не позволяет выделять в списке смены за предыдущий период (прошедшие смены). Можно только просматривать такие смены, а также редактировать смены в любом статусе, кроме «Пропущенные» (ячейки таких смен выделены красным цветом).

Чтобы отредактировать прошедшую смену

  1. Сделайте двойной клик левой кнопкой мыши по нужной смене.
    Открывается окно Рабочее расписание, пример которого ниже:


  2. В окне Рабочее расписание  нажмите на Корректировка, выберите тип корректировки отработанных часов (Увеличение или Уменьшение), введите величину корректировки (в часах, минутах и секундах), при  необходимости оставьте комментарий в поле Описание, а затем нажмите на Обновить.

Примечание: Ошибочно введенное время корректировки можно сбросить и исправить, нажав на кнопку Сбросить корректировку (в окне Рабочее расписание).