Инвентаризации

Акт Инвентаризации — это документ, с помощью которого фиксируются и корректируются остатки склада, фактически находящиеся в определенный момент времени (день и час) на балансе склада. Данный документ показывает расхождения документальных остатков и фактических по количеству и в рублях

Создание Акта Инвентаризации

1. Перейдите в «Документооборот» — «Инвентаризации» (или «Документооборот» — «Журнал документов») и нажмите «Инвентаризация». Выберите между полной и частичной инвентаризацией и нажмите «ок» — откроется Акт Инвентаризации

Дата и время в поле «Дата» подтянутся автоматически, их можно изменить

Инвентаризацию можно создать задним числом, при этом необходимо учитывать ограничения (инвентаризация может быть создана не ранее, чем 40 дней назад; после данной инвентаризации не должно быть другой проведенной инвентаризации)

Инвентаризацию можно проводить во время открытой смены на кассе (во вкладке «История» складского элемента будет 2 Акта Реализации)

• Выберите «Склад», на котором планируется инвентаризация. Автоматически подтянутся складские элементы и соответствующие им остатки по данному складу. То, что не вошло в бланк, можно занести вручную в столбце «Название»
• Поле «Юридическое лицо» заполнится автоматически, исходя из настроек торговой точки, на складе которой проводится инвентаризация
• В столбец «Название» подтянутся элементы склада в зависимости от того, какой режим привязки складских элементов установлен — Обычный режим или Режим «жёсткой» привязки

Обычный режим:

При проведении полной инвентаризации элемент склада попадет в документ только при выполнении хотя бы одного из условий:

• на данном складе было движение по элементу (например, были приходы или списания по данному элементу)
• была осуществлена привязка данного элемента к данному складу (раздел «Склад» элемента склада)

Если не было ни движения, ни привязки, элемент не отразится в документе инвентаризации

При проведении частичной инвентаризации попадание элемента в документ инвентаризации не зависит от вышеперечисленных условий. И в документ попадут все элементы из выбранной вами категории скада

Режим жесткой привязки:

• Если данная настройка включена, то в инвентаризацию добавятся только те элементы, у которых выполнена привязка к складу

• В столбце «Единица измерения» указывается единица измерения, которая указана в карточке элемента склада

Правила отражения средней цены (поле «Средняя цена»):

• Поле «Средняя цена» показывает среднюю себестоимость элемента, исходя из выбранного склада (поле «Склад) и наличия партий на указанную дату и время
• Если приходов не было и указана базовая цена, средняя цена будет рассчитана на основе базовой
• Если приходов не было и базовая цена не указана, средняя цена будет равняться нулю
• Для полуфабрикатов и готовой продукции будет указана цена производства (при наличии Акта Производства и наличии остатка)

• В столбце «Предыдущая инвентаризация» указаны данные по предыдущей инвентаризации, если она была
• В столбец «Кол. документальное» подтягивается количество, зафиксированное по документам на момент проведения инвентаризации. При нажатии на сумму в данном поле появляется всплывающее окно в котором отражается движение товара между инвентаризациями (текущей и предыдущей)

Столбец «Кол-во факт.» предназначен для внесения фактические снятых остатков. Пока данный столбец не заполнен, сохранить Акт Инвентаризации не получится

Для удобства заполнения столбца «Кол-во факт.» вы можете скачать Сличительную ведомость, нажав на кнопку «XLS». Далее вы можете ее распечатать, заполнить и перенести данные в электронную версию Акта Инвентаризации

После внесения данных в поле «Кол-во факт.» отразятся изменения в столбце «Изменения». Это столбец, в котором показаны расхождения между документальным и фактическим значением по каждому складскому элементу

В столбце «Разбор» можно разобрать полуфабрикат или готовую продукцию на ингредиенты, которые в него входят. Разбор происходит по тех. карте полуфабриката\готовой продукции. Соответственно, количественные данные по разобранным ингредиентам подтянутся в столбец «Кол-во факт. с заготовками» (столбец включает данные из столбца «Кол-во факт.» и количество разобранных ингредиентов). Разбор происходит по значениям столбца «Кол-во факт.». Для ускорения процесса вы можете воспользоваться кнопкой «Разобрать все»

Правила использования опции «Разбор»

• Если ведется учет полуфабрикатов\готовой продукции (то есть создаются Акты Производства на полуфабрикаты\готовую продукцию), включать чек-бокс «Разбор» НЕ нужно
• Если учет полуфабрикатов\готовой продукции через Акты Производства НЕ ведется, то чек-бокс «Разбор» необходимо включать. При включении чек-бокса «Разбор» полуфабрикаты разложатся на ингредиенты и на остатках по полуфабрикатам будет ноль.

Если в Акте Инвентаризации поменять дату, при этом некоторые позиции были разобраны, то разбор сбросится, поэтому после смены даты нужно снова активировать чекбокс «Разбор»

На панели сверху вы также можете использовать кнопки «Обнулить остатки» и «Заполнить по документальному количеству». При нажатии «Обнулить остатки» столбец «Количество фактическое» заполнится значением ноль

При нажатии «Заполнить по документальному количеству» столбец «Количество фактическое» заполнится данными из столбца «Количество документальное»

2. После того, как таблица инвентаризации заполнена, нажмите «Сохранить» или «Провести». При сохранении, акт останется в черновике, но результаты склада не обновятся. При проведении количество складских остатков обновляется согласно акту.

Если включена настройка для подтверждения документов, перед проводкой документа его необходимо подтвердить — кнопка «Подтвердить»

После сохранения документа вы можете воспользоваться кнопкой «XLS» и скачать результаты инвентаризации. В Сличительной ведомости вы можете увидеть и стоимости недостачи, и стоимость излишков в рублях.

Под таблицей инвентаризации вы можете увидеть сводные данные по результатам инвентаризации: общая стоимость недостачи («Недостача»), общая стоимость излишка («Излишки»), итоговая сумма результата инвентаризации («Итоговая стоимость»), которая вычисляется как сумма недостачи и излишков, а также сумма остатков на складе («Сумма остатков на складе»)

Если вам необходимо отсортировать таблицу инвентаризации, используйте фильтры «Категория» и «Техкарта». Для поиска по названию элемента склада используйте поле «Поиск»