Здесь объясняется, как правильно выполнять проводку и распроводку документов. 

Терминология

Проводка документов — это запись в базе данных об изменении состояния объектов, упомянутых в документе. Например, при проводке Акта перемещения элементов складского учета с одного склада на другой, в базе данных первого склада будет зарегистрировано уменьшение складских остатков перемещенных элементов, а в базе данных второго склада складские остатки, соответственно, возрастут. 

Распроводка  документов — это операция, обратная проводке: после распроводки сделанные в базе данных записи об изменении состояния объектов отменяются.

Какие документы можно проводить или распроводить

Интерфейс Журнала документов Юмапос позволяет вам выполнять проводку и распроводку как отдельного документа, так и группы документов. Однако, для выполнения этих операций необходимо выполнение некоторых условий, связанных со временем создания документов. Для пояснения рассмотрим следующий скриншот, иллюстрирующий состояние Журнала документов:

 

На рисунке отмечены документы, которые могут или не могут быть проведены или распроведены. 

Важно: Проведение документов возможно только в хронологическом порядке. Если необходимо провести документ задним числом, то сначала следует распровести все документы, дата проводки которых позже даты данного документа.

Правило проводки : чтобы документ можно было провести, необходимо, чтобы были распроведены все документы, созданные по времени после него.

Правило распроводки: чтобы документ можно было распровести, необходимо, чтобы были проведены все документы, созданные по времени после него.

При попытке провести или распровести документ, не отвечающий этим правилам, интерфейс Юмапос возвращает следующую ошибку:

 

Как провести или распровести отдельный документ

Чтобы провести или распровести документ, отвечающий описанным выше правилам, выполните следующие действия:

Чтобы провести документ

  • В строке с документом, наведите курсор мыши на иконку  (она превращается в  ) и затем нажмите на 

Чтобы распровести документ

  • В строке с документом, наведите курсор мыши на иконку  (она превращается ) и затем нажмите на

Как провести или распровести группу документов

Чтобы провести или распровести группу документов, в правом верхнем углу Журнала документов нажмите на одну из следующих иконок:

  •  — провести все документы, созданные после указанной даты и времени (эти данные вводятся в отдельном окне).
  •  — распровести все документы, созданные до указанной даты и времени.

Как провести документ, не отвечающий правилам проводки

Если необходимо провести документ, после даты создания которого есть проведенные документы (например, если хотят провести документ задним числом), то необходимо действовать следующим образом:

  1. Распровести в Журнале документов все документы, созданные  до даты и времени предполагаемой проводки нового документа.
  2. Добавить в Журнал новый документ, с указанной нужной датой операций.
  3. Провести в Журнале документов все документы, созданные, начиная с даты нового документа.

Ссылки по теме