Как настроить работу в зависимости от нагрузки

О нагрузках

Один из важных параметров работы вашего магазина — это настройка порядка приема заказов клиентов через Мобильное приложение или сайт в зависимости от нагрузки
в разные промежутки времени.

YUMA предоставляет специальную функциональность- нагрузка, которая позволяет настроить условия приема заказов в зависимости от загрузки заведения в разные промежутки времени (подробнее о загрузках см.  О загрузке заведения далее).

Основные цели использования данной функциональности следующие:

• Информирование клиента об ориентировочном времени доставки или готовности заказа на самовывоз.
• Контроль загрузки кухни, чтобы избежать ситуации, когда мощности заведения не хватает приготовить все полученные заказы.
• Регулирование времени приема заказов. В то время, когда заведение не работает или приостановило прием заказов по причине большой загрузки, клиент не сможет совершить заказ и получит соответствующее информационное сообщение.

С помощью специальной таблицы нагрузок вы может определить с какой точностью в системе устанавливается время приема заказов, насколько может сдвигаться время выполнения заказа при высокой нагрузке, а также задать текст сообщения, который будет показываться пользователю сайта магазина или Мобильного приложения после заказа.

Примечание: Данная функциональность используется только при оформлении заказов с доставкой (или самовывозом) через Мобильное приложение или сайт магазина. Если в вашем заведении нет услуги оформления заказов через интернет или call-центр, то вы можете не выполнять данные настройки и пропустить этот раздел.

О загрузке заведения

Загрузка заведения может определяться одним из следующих параметров:

• количеством заказов, находящихся в работе заведения;
• общей суммой заказов, находящихся в работе заведения;
• количеством товаров, находящихся в обработке.

Заказы в обработке

Какой заказ считается “находящимся в обработке”? Это  заказ, находящийся в статусе “В процессе”. Как только заказ переходит в статус “Готов”, он перестает считаться находящимся в обработке и не влияет на нагрузку.

Важно: Для корректной работы нагрузки необходимо, чтобы на кассе персонал своевременно менял статусы заказа. 

Примечание: Заказ, находящийся в доставке, не влияет на нагрузку.

Количество товаров в обработке

Товары в обработке — это товары, находящиеся в заказах, начиная со статуса “В процессе” и заканчивая статусом “Готов”.

Важное замечание: следует учитывать, что часть товаров из заказов в действительности не несет реальной нагрузки на кухню. Например, это весь штучный товар или готовые блюда, например, шоколадки, снеки, бутылка морса, готовый обед, круассан и так далее. Чтобы такие товары не учитывались в нагрузке, установите в карточке элемента меню с таким товаром флажок “Исключить из нагрузки” — подробнее смотрите раздел Список элементов.

Общая сумма заказов в обработке

Эта сумма — общая сумма всех заказов в статусе  “В процессе”. 

Примечание: Данный параметр отражает загрузку только косвенно, поскольку число товаров в заказе зависит от уровня цен в заведении.

Создать таблицу нагрузки

Выбор типа нагрузки

Перед созданием таблицы нагрузки необходимо определиться, какой тип параметра нагрузки (загрузки заведения) вы будете использовать.

Выбор параметра нагрузки всегда зависит от специфики заведения. Если у вас точка общественного питания и вы измеряете загрузку ресторана количеством заказов, рекомендуется использовать нагрузку «по количеству заказов», а если у вас точка розничной торговли, скорее вам подойдет тип нагрузки «по количеству товаров».

Примечание: Если вам трудно определить тип нагрузки, рекомендуем начать с нагрузки «по количеству заказов». 

Также нужно учитывать следующие факторы:

• Тип заведения (ресторан, dark kitchen (кухня без торгового зала), фаст-фуд и так далее).
• Какие типы заказов обслуживаются – доставка или самовывоз, при доставке необходимо учитывать логистику и связанные с ней временные издержки.
• Распределение количества заказов в течение дня  – когда заказов больше, а когда меньше.
• Тип товаров: штучный товар или приготовление блюд на заказ.

Процедура создания таблицы нагрузки 

Чтобы создать новую нагрузку

1. На левой навигационной панели управляющей консоли Бэк-офиса нажмите на Настройки, а затем выберите Нагрузка.
   Открывается список зарегистрированных нагрузок, похожий на следующий скриншот:
   
2. Чтобы создать новую нагрузку, нажмите на Добавить,  заполните форму создания таблицы нагрузок (см. Заполнение формы создания таблицы нагрузок ниже) и нажмите на Сохранить.

Заполнение формы создания таблицы нагрузок

На форме имеется таблица со следующими элементами, которые необходимо заполнить (пример таблицы см. в секции Пример таблицы контроля нагрузки далее):

• Имя: название нагрузки (обязательный параметр).
• Тип нагрузки: выберите одну из следующих опций: По количеству заказов, По сумме заказов или По количеству товаров.
• Столбец Период: разбейте сутки (с 0 до 24 ч) на несколько периодов с разной нагрузкой на службу заказов вашего магазина.
  Важно: необходимо определить периоды для всей продолжительности суток, даже вне часов работы магазина.
• Столбец Округление: введите значение округления, для регистрации времени приема заказов. Например, если вы ввели 15 минут, а заказ был сделан в 14:01, будет считаться, что время приема заказа 14:15. От этого времени будет отсчитываться время выполнения заказа. Данный параметр, а также значения параметров от и до (смотрите далее)  позволяют регулировать примерное время исполнения заказа, которое сообщается пользователю после оформления заказа. При повышенной нагрузке эти параметры рекомендуется увеличить.

Группы столбцов Интервал 1, Интервал 2 и т.д.  Определяют действия системы YUMA в зависимости от количества заказов, суммы заказов или количества товаров в обработке.

Примечание: В этом разделе мы рассматриваем настройку работы при типе нагрузки «По количеству заказов». Действия при выборе нагрузки других типов аналогичны.

Интервал 1 соответствует низкой нагрузке магазина (например, число заказов от 0 до 5), Интервал 2 соответствует средней нагрузке (например, 6 — 20 заказов), а Интервал 4 — самой высокой нагрузке (более 50 заказов).

Примечание: Число заказов для каждого интервала можно редактировать, в зависимости от нагрузки магазина.

В каждой группе интервалов заполните следующие столбцы:

• Получает: включите флаговую кнопку, если в этот период вы разрешаете прием заказов через сайт или Мобильное приложение. Если флажок не установлен, заказ через интернет невозможен (например, вне часы работы магазина или при очень высокой нагрузке)- в этом случае рекомендуется, чтобы пользователю выдавалось предупреждение, задаваемое в настройке Текст предупреждения.
• от: введите минимальное время (в минутах), на которое возможен сдвиг срока выполнения (доставки) заказа.
• до: введите максимальное время (в минутах), на которое возможен сдвиг срока выполнения (доставки) заказа.
• Текст предупреждения: введите текст сообщения, которое будет выдаваться пользователю сайта или Мобильного приложения после заказа или в случае отказа в приеме заказа.

Пример таблицы контроля нагрузки

Для разъяснения работы таблицы нагрузки и ее параметров рассмотрим сценарий, реализуемой представленной ниже таблицей, при следующих входных параметрах, влияющих на время выполнения (доставки):

• Тип нагрузки: по количеству заказов.
• Округление времени приема заказа (задано в таблице для данного примера): 5 минут.
• Максимальное время доставки заказа для данной зоны доставки (задается в параметрах магазина — смотрите Регистрация ваших магазинов): 30 минут
• Время сборки (приготовления) товаров заказа (задается в свойствах элементов меню — смотрите Список элементов): 0 минут 
• Условное время приема заказа (время регистрации через сайт или Мобильное приложение): 09:51
  

 

Пользователям Мобильного приложения и сайта, сделавшим заказ, выдаются следующие сообщения (в зависимости от времени заказа и уровня нагрузки:

• При заказах с 0 до 8 ч и с 20 до 24 ч: «Доставка с 8 до 20 ч» (то есть заказ невозможен).
• При заказах с 8 до 16 ч и с 16 до 20 ч:
  • при числе заказов до 5: Спасибо за заказ! Мы доставим его как можно быстрее.
    Приблизительное время доставки 10:35 -10:55:
    
  • при числе заказов от 6 до 20: Спасибо за заказ! Мы немного перегружены, но выполним заказ в короткие сроки. Приблизительное время доставки заказа 10:35 -11:05
  • при числе заказов от 21 до 49: Спасибо за заказ. Мы очень перегружены. Возможна задержка доставки заказа… Приблизительное время доставки заказа 10:45 -11:35
  • при числе заказов свыше 50: «Из-за большой загрузки мы не сможем принять у вас заказ. Попробуйте сделать заказ позже…».

Как рассчитывается примерный интервал времени выполнения заказа

Интервал времени выполнения (доставки) заказа рассчитывается следующим образом:

• нижняя граница интервала: время приема заказа с учетом округления + параметр от + время на сборку заказа + максимальное время доставки.
• верхняя граница интервала: нижняя граница интервала + параметр до.

В нашем примере (на скриншоте выше):

Нижняя граница интервала времени выполнения: Актуальное время заказа: 09:51 -> время с учетом округления 5 мин: 09:55 + параметр от: 10 мин (10:05) + время на сборку заказа: 0 минут + максимальное время доставки: 30 минут = 10:35;

Верхняя граница интервала времени выполнения: Нижняя граница интервала (10:35) +  параметр до (20 мин): 10:55 

Покупатель получит сообщение: Приблизительное время доставки: 10:35 — 10:55.

Применить таблицу нагрузки к графику работы магазина

После того, как таблица с нагрузками записана, ее можно применять к выбранному магазину. Привязка таблицы нагрузки к конкретному магазину осуществляется через его свойства, при регистрации магазина или позже.

Чтобы применить таблицу нагрузки к магазину

1. На левой навигационной панели управляющей консоли Бэк-офиса нажмите на Настройки, а затем выберите Магазины.
   Откроется список ваших зарегистрированных магазинов.
2. Щелкните  кнопкой мыши по имени магазина, и на странице свойств магазина нажмите на желтую кнопку с часами его работы (справа, внизу формы).
   Откроется диалог Время открытия, похожий на следующий скриншот:
   
3. На диалог Время открытия, добавьте в  обе колонки (По мере поступления и По времени) созданную ранее таблицу нагрузки.
   Чтобы добавить нагрузку, щелкните мышью по ячейке колонки и выберите таблицу из списка созданных нагрузок.

Ссылки по теме

• Регистрация ваших магазинов