Складской элемент (элемент склада) — это продукт, используемый для приготовления блюд и напитков (например, молоко) или реализуемый напрямую (например, бутылка воды). К элементу склада может относиться любой другой непродовольственный товар, например расходные материалы, которые используются для подачи, доставки блюда или напитка (например, стаканчик для кофе). Для удобства пользования системой мы различаем несколько видов складских элементов:

• штучные и весовые
• ингредиенты, полуфабрикаты и готовая продукция

 

Создание карточки весового ингредиента

Ингредиенты – это минимальные единицы склада, которые входят напрямую в блюда, напитки либо в полуфабрикаты и которые находятся в первоначальном виде и еще не подвергались обработке (например, молоко, томаты свежие, соль, уксус и т.д.)

Перед тем, как добавить в список новый элемент склада, необходимо создать категорию, к которой относится элемент склада

1. Перейдите в раздел «Склад» — «Складские элементы» и нажмите «Добавить» (Скрин №1)

2. Заполните минимально необходимые поля (Скрин №2):

• В поле «Название» укажите наименование складского элемента
• Выберите категорию складского элемента в поле «Категория»
• Задайте единицу измерения в поле «Единица измерения элемента» — килограмм или литр
• При выборе килограммов или литров поля «Брутто» и «Нетто» заполняются значением 1 и 1, соответственно

Сохраните карточку, нажав «Сохранить»

 

Создание карточки штучного ингредиента

1. Перейдите в раздел «Склад» — «Складские элементы» и нажмите «Добавить» (Скрин №1)

2. Заполните минимально необходимые поля (Скрин №2):

• Укажите наименование ингредиента в поле «Название»
• Выберите категорию ингредиента в поле «Категория»
• Задайте единицу измерения штуки в поле «Единица измерения элемента»
• Для складских элементов, которые имеют единицу измерения элемента «штуки», укажите средний вес одной штуки. Например, яйцо куриное в среднем весит 60 грамм, таким образом, значение «Брутто» и «Нетто» составит 0,06 килограмм

Нажмите «Сохранить»

 

Создание карточки весового полуфабриката

Полуфабрикаты — элементы склада, состоящие из ингредиентов и прошедшие механическую и\или тепловую обработку. К полуфабрикатам может относиться заморозка, типа котлет, тесто, фарш и т.д.

1. Перейдите в раздел «Склад» — «Складские элементы», нажмите кнопку «Добавить» (Скрин №1)

2.  Заполните минимально необходимые поля (Скрин №2):

• В поле «Название» укажите наименование полуфабриката

Для полуфабрикатов мы рекомендуем ставить сокращение «ПФ» для того, чтобы легко ориентироваться в списке складской номенклатуры 

• Выберите «Категорию», например, полуфабрикаты
• Задайте единицу измерения в поле «Единица измерения элемента» — килограммы или литры
• При выборе килограммов или литров поля «Брутто» и «Нетто» заполняются значением 1 и 1, соответственно

Нажмите «Сохранить»

 

См. также:

Раздел Тех. карта весового полуфабриката

 

Создание карточки штучного полуфабриката

1. Перейдите в раздел «Склад» — «Складские элементы», нажмите кнопку «Добавить» (Скрин №1)

2. Заполните минимально необходимые поля (Скрин №2):

• Укажите наименование полуфабриката в поле «Название»

Для полуфабрикатов мы рекомендуем ставить сокращение «ПФ» для того, чтобы легко ориентироваться в списке складской номенклатуры 

• В поле «Категория» выберите соответствующую папку
• В поле «Единица измерения элемента» выберите  штуки 
• Поля «Брутто» и «Нетто» можно оставить незаполненными. При добавлении техкарты, система сможет автоматически рассчитать вес «Брутто» и «Нетто» на основании техкарты (для этого переключатель «Вес по тех. карте» должен быть включен)

Если техкарту добавлять не планируется, для штучного полуфабриката можно указать средний вес вручную. Для этого отключите переключатель «Вес по тех. карте»

Нажмите «Сохранить»

 

См. также:

Раздел Тех. карта штучного полуфабриката

 

Карточка весовой готовой продукции

К готовой продукции относится то, что подлежит выпуску на производстве и затем дальнейшей реализации на торговых точках или отгрузке контрагентам. Карточка весовой готовой продукции используется для товаров на развес (например, для пирогов)

1. Перейдите в раздел «Склад» — «Складские элементы», нажмите кнопку «Добавить» (Скрин №1)

2. Заполните минимально необходимые поля (Скрин №2):

• Укажите в поле «Название» наименование готовой продукции

Для готовой продукции мы рекомендуем ставить сокращение «ГП», чтобы легко ориентироваться в списке складской номенклатуры

• В поле «Категория» выберите соответствующую папку
• В поле «Единица измерения элемента» для весовой готовой продукции выберите «килограммы», для разливной продукции — «литры»
• В поле «Брутто» и «Нетто» подтянутся значения 1 и 1, соответственно. 

2. Нажмите «Сохранить»

 

См. также:

Раздел Тех. карта весовой готовой продукции

 

Карточка штучной готовой продукции

1. Перейдите в раздел «Склад» — «Складские элементы», нажмите кнопку «Добавить» 

2. Заполните минимально необходимые поля (Скрин №2):

• В поле «Название» укажите наименование готовой продукции
• В поле «Категория» выберите соответствующую папку
• Задайте единицу измерения в поле «Единица измерения элемента» — штуки
• Значения полей «Брутто» и «Нетто» можно рассчитать автоматически и подтянуть значения из техкарты данного элемента склада, включив переключатель «Вес по тех. карте»

Если техкарту добавлять не планируется, для штучной готовой продукции можно указать средний вес вручную. Отключите переключатель «Вес по тех. карте»

Нажмите «Сохранить»

 

См. также:

Раздел Тех. карта штучной готовой продукции

 

Создание элемента меню из карточки элемента склада

1. Перейдите в раздел «Склад» — «Складские элементы», нажмите кнопку «Добавить» (Скрин №1)

2. Заполните минимально необходимые поля (Скрин №2):

• Укажите в поле «Название» наименование складского элемента
• В поле «Категория» выберите соответствующую категорию
• В поле «Единица измерения элемента» выберите нужную единицу измерения

Активируйте переключатель «Элемент меню», дополнительно откроется поле «Категория», «Цена» и «Магазин»:

• в поле «Категория» выберите категорию меню
• в поле «Цена» укажите цену продажи
• в поле «Магазин» укажите точки, на которых будет происходит реализация 

Сохраните карточку складского элемента, нажав «Сохранить». Создастся элемент меню с типом блюдо в разделе «Меню» — «Элементы меню», а также элемент склада в разделе «Склад» — «Складские элементы». Данный элемент меню и элемент склада будут связаны тех. картой (Скрин №3)

 

Удаление карточки элемента склада

1. Перейдите в раздел «Склад» — «Складские элементы», выберите один или несколько элементов. Нажмите «Удалить» (Скрин №1). Подтвердите операцию удаления, нажав «Удалить». Удаленные элементы отправляются в архив

Если вы удалили складской элемент, в тех. картах, куда он входит, он будет отмечен красным цветом (Скрин №2)

 

Восстановление карточки элемента склада

1. Перейдите в раздел «Склад» — «Складские элементы», нажмите «Архив» (Скрин №1)

2. Выберите складской элемент из списка. Для поиска элемента по названию используйте поле «Поиск». Нажмите на кнопку «Восстановить» (Скрин №2). Подтвердите действие, нажав «Да». Для перехода в список активных складских элементов, нажмите «Назад»

 

Работа со списком складских элементов

Перейдите в раздел «Склад» — раздел «Складские элементы»: 

Фильтрация складских элементов 

• Фильтрация по складам производится в поле «Склад»
• Чтобы показывать элементы только из определенной категории, выберите категорию из списка «Категория»
• Чтобы отразить элементы с технологическими картами или без них, из списка «Техкарта» выберите «Есть» или «Нет»
• Для фильтрации списка по контрагенту, с которым согласована цена поставки, используйте поле «Контрагенты»
• Чтобы найти интересующий элемент, наберите часть его названия в поле «Поиск»

 

Контроль складских остатков

• столбец «Единица измерения» отражает единицу измерения, указанную в карточке данного элемента склада
• столбец «Количество текущее» показывает складской остаток на данный момент по всем складам и учитывает продажи в режиме онлайн. Для просмотра текущего количества по складу, используйте поле «Склад». В скобках указано количество остатка, который забронирован (например, на кассе) для списания 
• столбец «Нетто, кг» показывает вес в килограммах для данного складского остатка (считается, как количество документальное, умноженное на вес элемента склада «нетто», указанный в карточке элемента склада)
• столбец «Количество документальное» показывает складской остаток согласно документам (Акты Прихода, Списания, Инвентаризации, Отгрузки, Перемещения, Производства). Для просмотра документального количества по складу, используйте поле «Склад»
• столбец «Последняя цена» отражает последнюю цену прихода по складу (выберите склад в поле «Склад»)

В столбце «Последняя цена» может отражаться себестоимость за единицу по Акту Производства. Это актуально для таких элементов склада, как Полуфабрикаты или Готовая Продукция

• в столбце «Склад» указано, к какому складу привязан элемент склада или на каком складе было движение складского остатка. Если остаток привязан к нескольким складам или движение складского остатка было на нескольких складах, отражается значение «Несколько»
• столбец «Тех. карта» отражает, имеет ли данный элемент склада технологическую карту или нет (отражаются как общие, так и индивидуальные)

 

Импорт и экспорт элементов склада

Импорт элементов склада

Импорт элементов склада будет полезен при переходе с других систем автоматизации

Шаг 1. Подготовка данных

1. Перейдите в раздел «Склад» – «Складские элементы», нажмите «Импорт» (Скрин №1)

2. Скачайте файл XLSX шаблон по ссылке (Скрин №2), шаблон импорта скачается в Загрузки 

 

Шаг 2. Заполнение файла импорта

• Откройте файл-выгрузку из системы, с которой вы переходите (далее, «Файл №1») — Скрин №3

• Откройте файл импорта (далее, «Файл №2»). В «Файле №2» необходимо заполнить минимально требуемые поля: «Наименование», «Категория» и «Единица измерения». Остальные поля можно заполнить по желанию (Скрин №4)

• Скопируйте данные из столбца с наименованием элементов склада («Файл №1») и вставьте их в столбец «Наименование» («Файл №2») (Скрин №5)

• Заполните поле «Категория» (Файл №2). Категория – это папка, в которой хранятся элементы склада одной принадлежности (Скрин №6)

• Перенесите данные в столбец «Единица измерения» (Файл №2). Если вам нужно откорректировать единицу измерения, выбирайте предустановленные значения из выпадающего списка. Мы рекомендуем использовать килограммы, литры и штуки (Скрин №7)

• Сохраните «Файл №2» и закройте его

 

Шаг 3. Загрузка файла импорта

1. В разделе «Склад» – «Складские элементы», нажмите «Импорт» (Скрин №8)

2. В открывшемся окне заполните следующие поля (Скрин №9):

• В поле «Выбрать файл» выберите заполненный файл Excel («Файл №2»)
• Определите режим импорта: «Только добавление» либо «Добавление и обновление». Режим добавления нужен для добавления новых элементов. Режим добавления и обновления позволяет добавить новые элементы и обновить уже созданные элементы
• В поле «Уникальное поле» выберите поле, по которому система будет искать дубли. Суть уникального поля заключается в том, что если система обнаружит два одинаковых элемента склада с одинаковым наименованием, номером артикула или номером штрих-кода, то дублированная позиция будет удалена
• Активируйте переключатель «Добавить \ обновить склады», если хотите сделать привязку складских элементов к складу\складам
• Активируйте переключатель «Добавить \ обновить поставщика», если хотите установить поставщика для складских элементов

3. Нажмите «Импорт»

 

Экспорт складских элементов

Один из сценариев использования экспорта – перенос номенклатуры склада из одного бэк-офиса в другой. Сделайте экспорт склада, а затем импортируйте этот же файл в другой бэк-офис, как указано в разделе Импорт элементов склада

1. В разделе «Склад» – «Складские элементы», нажмите «Импорт» (Скрин №1)

2. В открывшемся окне заполните следующие поля (Скрин №2):

• Если необходимо сузить выгрузку до определённых категорий, укажите их в поле «Категории»
• Если необходимо выгрузить только складские элементы, привязанные к определенному складу (вкладка «Склады» в карточке элемента склада), выберите склад в поле «Склад»
• Если вам необходимо выгрузить элементы, за которыми закреплен определенный поставщик (вкладка «Контрагенты» в карточке элемента склада), в поле «Контрагент» выберите данного поставщика

3. Нажмите «Экспорт»

 

Импорт и экспорт техкарт складских элементов

Импорт техкарт

Шаг 1. Подготовка данных

• Перейдите в раздел «Склад» – «Складские элементы». Нажмите «Импорт техкарт». Скачайте файл XLSX шаблон — кликните по ссылке (Скрин №1), файл скачается в Загрузки, откройте его (Файл №1)

• Перейдите в раздел «Склад» — «Складские элементы». Нажмите «Импорт». В подразделе «Экспорт складских элементов» нажмите «Экспорт» (Скрин №2). Файл скачается в Загрузки, откройте его (Файл №2)

 

Шаг 2. Заполнение файла импорта

В файле для импорта техкарт (Файл №1) необходимо заполнить минимально столбцы: «Название заготовки», «Количество порций в тех. карте», «Складской элемент», «Количество», «Нетто», «Действительна с». Остальные столбцы можно заполнить по желанию. Как правило, дополнительно заполняют столбец «Технология приготовления»:

1. Столбец «Название заготовки» — это название полуфабриката или готовой продукции. Перейдите в файл с выгрузкой складской номенклатуры (Файл №2) и скопируйте название полуфабриката (ПФ) или готовой продукции (ГП) из столбца «Наименование», вставьте скопированное наименование в столбец «Название заготовки» в файл импорта техкарт (Файл №1) — Скрин №3

Критически важно, чтобы наименование ПФ или ГП в файле импорта было идентичным по написанию в файле с выгрузкой складской номенклатуры. Если будет разница хотя бы в одной букве или ее регистре, импорт не пройдет

2. В поле «Складской элемент» укажите все ингредиенты, входящие в техкарту ПФ или ГП. Из файла с выгрузкой складской номенклатуры (Файл №2) и скопируйте поочередно из столбца «Наименование» все ингредиенты и вставьте их в том же порядке в файл импорта (Файл №1) — Скрин №4

Критически важно, чтобы наименование ингредиента в файле импорта было идентичным по написанию в файле с выгрузкой склада. Если будет разница хотя бы в одной букве или ее регистре, импорт не пройдет

3. В поле «Количество» укажите количество штучного ингредиента

4. В поле «Нетто» укажите чистый вес весового ингредиента в килограммах или литрах  (Скрин №4) 

5. Поле «Количество порций в тех. карте» определяет, на какое количество порции заготовки составлена техкарта. Для весового ПФ или весового ГП значение должно равняться сумме «Нетто» всех складских элементов, которые входят в техкарту (Скрин №5). Для штучного ПФ и ГП значение равняется, как правило, единице (1)

6. Заполните поле «Действительна с». Это дата, с которой будет действовать тех. карта. Формат заполнения должен быть — дата, месяц, год (например, 27.08.2025) — Скрин №6

7. В полях «Название заготовки», «Количество порций в тех. карте» и «Действительна с» проставьте идентичные значения во всех строках, ориентируясь на количество записей в столбце «Складской элемент» (Скрин №7). Заполните таблицу по всем ПФ и ГП (либо по какой-то их части), сохраните конечный файл и закройте его 

 

Шаг 3. Загрузка файла импорта

1. Перейдите в раздел «Склад» – «Складские элементы», нажмите «Импорт техкарт» (Скрин №8)

2. В открывшемся окне заполните последовательно следующие поля в разделе «Импорт техкарт» (Скрин №9):

• В поле «Выбрать файл» выберите созданный вами файл Excel (Файл №1)
• Далее определите режим импорта – для «Складских элементов»
• Если вы хотите импортировать техкарты конкретно для торговой точки (то есть, создать индивидуальную техкарту), включите переключатель «Импортировать техкарты для магазина»
• Далее, выберите нужную торговую точку поле «Магазин»

3. Нажмите «Импорт»

Если импорт прошел без ошибок, выходит сообщение об успешном импорте. Если имеются ошибки, нажмите кнопку Ошибки для просмотра причин некорректной загрузки

Примечание: если в тех. карте необходимо указать потери холодной или тепловой обработки, а также иные параметры, перейдите в техкарту и сделайте необходимые настройки

 

Экспорт техкарт

Вы можете экспортировать техкарты в виде набора данных для переноса в другой бэк-офис 

1. Перейдите в раздел «Склад» – «Складские элементы», нажмите «Импорт техкарт»

2. В открывшемся окне сделайте следующие настройки в разделе «Экспорт техкарт» (Скрин №2):

• Если вы хотите экспортировать техкарты по торговой точке (индивидуальные тех. карты), выберите торговую точку поле «Магазин»
• В поле «Тип элемента» выберите опцию «Складской элемент»
• Если требуется сузить выгрузку до определённых элементов, выберите их в поле «Выбрать» ниже

3. Нажмите «Экспорт»